フレッシャーズも必見!? 事務に必要な能力とは

今、私がやっているパートの仕事は、データの修正や、資料の修正作業。

100%事務です。

電話応対も来客応対も、なく、ただひたすらパソコンでデータ修正と整理、または紙の資料修正と整理をしています。

事務仕事自体は、足かけ17年位してきました。

仕事をしながら、事務に必要な能力(事務処理能力)について感じていることをまとめてみました。

事務に必要な能力とは

1.物事をしっかり理解して進める力

どの仕事に対しても言えることですが、理解して進めることが大事です。なんとなく進めることができなくもない仕事ですが、そんなことをしていると、次の仕事を頼まれなくなります(当たり前ですね💦)。

2.言葉や数字に対する感度

扱うのは、文章や数字です。文章や数字の誤りを正したり、分類したりという仕事なので、そもそも漢字や数字に拒否反応を示すような人は向いていません。同音異義語の誤りをぱっと見つける漢字の知識とか、金額の桁が足りないことにすぐ気づくセンスは、この仕事をする上で必要不可欠です。

3.ミスのない仕事をする正確性

営業マンなら、外部の人に誤ったことを話してしまっても、次回会って口頭で訂正・謝罪することができますが、縁の下の力持ち系、人目に触れないところで仕事をする事務者が、そういう弁解の機会を与えられることはほぼありません。一度世に出てしまった資料は、基本的にもう修正不可能。

ミスをしない慎重派の性格はこの仕事にはとても有利です。

4.書類やデータファイルの整理整頓のスキル

事務は扱うものが書類やパソコン内のファイルなので、それらを上手に分類・整理できないと、それらに埋もれて仕事ができなくなってしまいます。日々発生する資料やファイルを、不要なものは処分して、必要なものはわかりやすくファイリングする習慣は、事務仕事を円滑に進めるためには必須です。

きれい好きな人には向いていますね。

5.先を読んで準備する力

事務はかなり、ルーティーンが多い仕事です。1年のうちで、時期によって扱う書類が決まっていたり、こういうときはこれ!と決まっています。その流れをいち早く覚え、次に必要となる仕事の準備を前もって進めておくことが、スムーズに仕事を進めるポイントになります。与えられるのをただ待つのではなく、自ら動く部分も、実は多い仕事です。

6.コミュニケーション能力

これもどんな仕事をする上でも必要ですね。事務の場合、その書類(データファイル)に要求されていることを把握するために、社内や社外の人に聞く機会が出てきますので、相手の意図を理解する、コミュニケーション能力はやはり必須です。

能力に凹凸があっても、大丈夫!

私は3~5の能力が人並以下だと思いますが、長くやっています💦

私自身の事務能力を自己採点で5段階評価してみると、1の理解力は4(理解するまでは時間がかかることもありますが)2の言葉や数字に対する感度は5、3の正確性、4の整理整頓能力、5の先読み準備力は2、6のコミュニケーション能力は3、ってところでしょうか。

事務適性が特別あるわけでなく、事務をするために生まれた!という人材でないことは確かですが、そんな私でも一応続けてきています。もちろん、仕事をしているとスーパー事務やさん、みたいな人にも出会いますが、1割ぐらいでしょうか。中小企業の一人事務さんにこういう人が多いですね。でも、あとの9割は、大なり小なり得意なことと苦手なことがある人たちです。

事務の仕事をしたいけれど、私にできるかしら、と思っている方は、ぜひトライしてほしいと思います。次に、私が考える、事務の良さです。

事務仕事はここが良い!

1.敷居が低い

資格などはいらないので、誰でもいつからでも飛び込むことができる仕事です。もちろん採用にあたっては経験が重視されますが、パートを含めると、求人数も多いので、未経験者も挑戦しやすい仕事だと思います。

2.体への負担が少なく長く続けられる

パソコン100%の仕事は目を酷使するのでまた別ですが、その他の事務は体力がない人でも、比較的高齢になってもできるところが魅力です。

3.つぶしがきく

資格が必要ない事務ですが、事務経験は、同じ事務への転職の際には圧倒的に有利に働くことが多いです。対人的な仕事ではないので、地域性もないし、家族の都合で地方に移住したとしても、移住先の事務職にすんなり就くことができたりします。

4.社交性がなくても平気

接客応対や受付を含む一般事務は別ですが、純粋に事務だけ、の仕事なら、社交性はなくても平気です。今の私の職場に、社交性がありそうな人はほとんどいません。いや、隠しているだけかもしれませんが💦

 

逆に、体を思いきり使って仕事をしたい!という人や、職場以外の人とも、仕事で知り合いたい! 話したい!という人は、事務オンリーの仕事は向いていない、ということが言えると思います。

そうではなくて、事務にチャレンジしてみたいと思っている人は、まずやってみることをおすすめします。私は仕事上苦手なことも多いですが、自分なりに工夫して、成長できるように努力しています。自分の良さも弱点もわかってきて、職場での自分の活かし方を模索しているところです。

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